Как использовать историю версий для файлов в приложениях Microsoft Office?

Во-первых, Microsoft переименовала культовые приложения Office в Приложения Microsoft 365. Итак, я буду использовать новое имя в этой статье и не запутаюсь. Все приложения для документации в пакете Microsoft 365, такие как Word, Excel и PowerPoint, уже имеют функции отслеживания и проверки. Однако отставала возможность управления версиями вернуться к предыдущим версиям в случае, если текущая версия документа неверна. Это было исправлено с помощью функции «История версий», которую вы можете использовать при сохранении документа в OneDrive. В этой статье я объясню, как использовать историю версий в Windows, Mac и с онлайн-редактором. Помните, что вы также можете использовать опцию «История файлов» в Windows для резервного копирования и восстановления файлов.

Доступность истории версий

Эта функция доступна только при сохранении документа в облачном хранилище OneDrive или SharePoint (здесь я не рассматриваю SharePoint). Вы получите 1 ТБ места с личной учетной записью OneDrive, которая является частью подписки Microsoft 365 Premium. В противном случае вы получите 5 ГБ бесплатного хранилища, которое вы можете использовать для этой цели. Здесь я буду использовать Word в качестве примера, однако вы можете использовать историю версий в других приложениях, таких как Excel и PowerPoint. С помощью функции «История версий» вы можете автоматически сохранять последние 25 версий файлов в OneDrive. В отличие от SharePoint, я не вижу никаких параметров для настройки сохранения основных или дополнительных версий с номерами.

1. Использование истории версий в Windows

Запустите приложение Word и откройте файл, версии которого вы хотите сохранить.
Если вы не используете OneDrive, нажмите кнопку «Автосохранение» в верхней левой панели быстрого доступа и выберите OneDrive в качестве места для сохранения. Введите имя файла и местоположение в OneDrive для сохранения файла.
Теперь щелкните имя файла, отображаемое в строке заголовка, и выберите параметр «История версий». Либо перейдите в меню «Файл > Информация» и выберите опцию «История версий».
Вы увидите все доступные версии на правой боковой панели и щелкните ссылку «Открыть версию», показывающую под файлом, который вы хотите сравнить или восстановить.

Просмотр истории версий и выбор предыдущей версии

Выбранная версия файла откроется в новом окне с параметрами «Сравнить» и «Восстановить».

Сравните или восстановите версию в Word

При восстановлении файла ваше текущее содержимое будет удалено и заменено выбранной версией. Это действие нельзя отменить, поэтому делайте это осторожно.
В противном случае нажмите кнопку «Сравнить», чтобы проверить внесенные изменения и принять или отклонить их. Вы можете либо просмотреть изменения по одному, либо принять или отклонить изменения всего документа сразу. Вы можете только сохранить окончательный документ в виде отдельного файла и не можете перезаписать его, как вариант «Восстановить».

Сравните и сохраните версию

2. Использование истории версий на Mac

Приложения Microsoft 365 на Mac предлагают такую же функцию журнала версий, как и версия для Windows.

Откройте документ и включите опцию автосохранения.
При появлении запроса выберите расположение OneDrive для сохранения файла.

Сохранить документ в OneDrive

Щелкните имя файла, отображаемое в строке заголовка. Вы увидите раскрывающийся список и выберите из него опцию «Просмотреть историю версий». Кроме того, вы также можете выбрать опцию «История версий браузера» в меню «Файл».

Просмотр истории версий в Word Mac

Проверьте доступные версии и нажмите ссылку «Открыть версию» под файлом, который вы хотите проверить.

Проверить всю историю версий файлов в Word для Mac

Word откроет выбранный файл в новом окне с уведомлением, показывающим параметры «Восстановить» и «Сравнить». Нажав «Восстановить», вы замените текущий контент контентом выбранной версии. Кроме того, вы можете сравнить документы и принять/отклонить изменения для использования.

Восстановить или сравнить историю версий на Mac

3. Онлайн-приложения Microsoft 365

Если вы используете онлайн-редактор вместо настольных приложений, следуйте приведенным ниже инструкциям.

Перейти на веб-сайт Microsoft 365 и войдите в свою учетную запись, которая имеет действующую подписку.
Выберите последний документ, версии которого вы хотите отслеживать.

Открытие документа на онлайн-панели управления Microsoft 365

Это откроет онлайн-редактор в новой вкладке браузера.
Нажмите на имя файла и выберите опцию «История версий» или перейдите в раздел «Файл > Информация > История версий».

Параметр истории версий в онлайн-редакторе Word

Выберите одну из предыдущих версий из списка и нажмите кнопку «Восстановить», чтобы вернуть файл к выбранной версии.

Восстановить предыдущую версию файла в онлайн-редакторе Word

Я не рекомендую использовать онлайн-редактор, так как он не показывает все версии файлов. Кроме того, у вас нет возможности сравнить оба файла рядом, как в настольных приложениях.

Заключительные слова

История версий полезна для проверки ранее сохраненных версий файла и сравнения с текущей версией для отслеживания изменений. Это полезно, когда у вас есть большой документ с несколькими авторами, редактирующими его. Однако функциональность ограничена только OneDrive, а не файлами, сохраненными на локальном компьютере. Кроме того, я не вижу, чтобы эта функция была доступна в мобильных приложениях, возможно, вам нужно использовать онлайн-редактор на мобильных устройствах.